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Aus dem täglichen Arbeitsleben!

Prozess - Handbuch - Anleitung 

Übersichtliche Prozesse - Teil 3 

Qualitätshandbücher die für die Anleitung neuer Mitarbeiter genutzt werden können sind selten.

Aber warum ist das so?

Warum werden die Qualitätshandbücher nicht effizienter genutzt? 

Sind transparente Abläufe nicht für alle Unternehmer erstrebenswert?

Was ist wichtig bei transparenten Abläufen? 

Die letzte Frage ist einfach zu beantworten. Die Abläufe müssen so beschreiben sein, dass alle im Unternehmen diese verstehen und nach der Dokumentation abarbeiten können. Dies sollte möglichst ohne viel Aufwand für die ausführenden Mitarbeiter sein. Es ist aber notwendig das diese Mitarbeiter die eigenen Abläufe dokumentieren, denn nur sie wissen was wirklich wie gemacht wird. Die Erfahrung zeigt, dass Geschäftsführer, Vorgesetzte und Kollegen die nicht unmittelbar mit den Abläufen befasst sind, nicht den genauen Ablauf wiedergeben können. Besonders Geschäftsführer und viele Vorgesetzte sind sehr überrascht wenn sie die wirklichen abläufe kennenlernen. Dabei ist es im ersten Schritt nur wichtig, dass der Istablauf dargestellt wird. Dieser Ablauf ist nämlich das, was die MItarbeiter täglich verrichten und nicht der Sollablauf der in den meisten Qualitätshandbüchern abgebildet ist.

 

Prozess - Dokumentation - Veränderung

Übersichtliche Prozesse - Teil 2

In seinem Arbeitsbereich sind jedem Mitarbeiter die einzelnen Arbeitsabläufe bekannt und werden automatisch abgearbeitet. Ein Automatismus über den keiner mehr nachdenkt! Einige Mitarbeiter verändern langsam Abläufe um sich die Arbeit zu erleichtern, diese Veränderungen sind nur in den Köpfen der Mitarbeiter dokumentiert. Im Laufe der Jahre verändert sich so der Ablauf, durch die Mitarbeiter und die Veränderungen der internen und externen  Anpassungen.

Hier gibt es aber auch schon einen Ansatzpunkt für meine Arbeit. Ich benutze ein einfaches Werkzeug für die Dokumentation von Abläufen. Aber warum biete ich meinen Kunden diese Dienstleistung an und noch wichtiger welchen Vorteil haben meine Kunden durch dieses Angebot. 

Es gibt mehrere gute Gründe, die für die Dokumentation der Prozesse sprechen. Der erste Grund liegt in der Notwendigkeit ein Qualitätshandbuch erstellen zu müssen. Es gibt viele Unternehmen in denen zwar ein Qualitätshandbuch existiert, dieses aber nicht gelebt wird und nur für das Audit herausgeholt wird.

Warum wird dann solch ein Handbuch erstellt? 

In den meisten Fällen, wird das Handbuch nur für das Audit, von einem freigestellten Mitarbeiter erstellt. Es wird oberflächlich und nach den den "Wunschabläufen" erstellt, Die Geschäftsführung die Mitarbeiter sehen dieses Handbuch als notwendiges Übel und nicht als Hilfe für die tägliche Arbeit. Dies ist alleine dem Aufwand- und gefühltem Nutzenverhältnis geschuldet.

Doch wie kann dieses Verhältnis geändert werden? 

Das Handbuch muss einfach zu erstellen sein.

Die Dokumentation mus einfach verändert werden können. 

Neuen Mitarbeiter können anhand der Dokumentation die beschriebene Aufgabe erledigen. 

Die Dokumentation dient als Basis des neuen Qualitätshandbuches. Diese Handbuch wird dann auch gelebt und ist im Audit auch gut überprüfbar. 

Für mich ist diese Dokumentation aber die Basis für die Optimierung der Prozesse.

Das Fazit bis zu diesem Punkt: 

Die Arbeit an der Dokumentation kann so einfach und effizient sein, man muss nur das richtige Werkzeug haben. 

Sie haben Fragen? Melden Sie sich bei mir! 

Ziel - Prozess - Ergebnis

Übersichtliche Prozesse - Teil 1

Wer das Ziel kennt, kann entscheiden, wer entscheidet, findet Ruhe, wer Ruhe findet, ist sicher, wer sicher ist, kann überlegen, wer überlegt, kann verbessern. (Konfuzius)

  • Warum finde ich diese Aussage so gut?
  • Warum wird diese Aussage immer wichtiger?
  • Ist diese Aussage überhaupt noch zeitgemäß?

Meine Meinung zu den Fragen! (Teil1)

Ich habe die Aussage von Konfuzius schon lange in meinem Xing Profil hinterlegt. Jedes Mal, wenn ich einen neuen Spruch einbringen möchte finde ich neue Gründe dieses Zitat nicht gegen ein neues auszutauschen. Ich habe viele Situationen in meinem Arbeitsleben durch die Aussage die in diesem Zitat steckt gemeistert. Am Anfang, bevor ich dieses Zitat kannte habe ich zwar auch schön ähnlich gehandelt aber nach einem Auftrag im Jahr 1994 habe ich dieses Prinzip für mich verinnerlicht. Damit bin ich nicht schlecht gefahren. Doch je länger ich mich allgemein mit der Theorie der Prozessoptimierung beschäftigt habe, je mehr habe ich dieses Zitat bewundert. Es passt so treffend in das Thema!

Auch bei meiner Arbeit als Business Coach benutze ich dieses Zitat für meine Klienten. Denn es ist häufig der Schlüssel zu einer Änderung der eigenen Handlungsweise und zu einer Veränderung.

Es wird für alle Menschen wichtiger, das eigenen Ziel zuerkennen und danach das Leben zu gestalten. Denn ohne Ziel ist ein positiv erfülltes Leben kaum denkbar. Ich hören schon die Proteste!! Ja, man kann auch ohne ein Ziel Leben! Doch ist das Ergebnis dann auch ohne Ziel zu erreichen. Nein, denn wenn kein Ziel da ist habe ich auch kein gewünschtes Ergebnis! Dazu passt der Spruch: „Wenn ich mir vornehme heute nicht zuerreichen und ich habe am Abend nichts erreicht! Habe ich dann etwas erreicht???“

Ja, ein Ziel ist das wichtigste im Leben der Menschen! Ob im Privaten oder im Geschäftlichen, ohne Ziel geht es nicht. Denn nur mit einem Ziel kann ich entscheiden! Ich kann eine Richtung einschlagen und diese in aller Ruhe verfolgen. Diese Ruhe gibt mir die Sicherheit über weitere Schritte nachzudenken und wenn nötig eine Korrektur vornehmen um zum gewünschten Ziel zu kommen.

Das ist alles so einfach, doch immer wieder treffe ich Unternehmer die jeden Tag ein anders Ziel haben. Das liegt an der fehlenden Ruhe, an dem fehlenden Wissen um die wirklichen Arbeitsprozesse. Was hat das mit dem Ziel zu tun? Das wichtigste an einem Ziel ist, es muss erreichbar sein! Wenn ich den Überblick über die wirklich, gelebten Prozesse nicht mehr habe treffe ich falscher Entscheidungen bezüglich der Zielsetzung!!

Gerade bei wachsenden Unternehmen kann man schnell, das reale Wissen über die dynamischen Prozesse verlieren. Das ist eine ganz normale Entwicklung. Als Gründer hat man noch alles selber gemacht und nach und nach die Aufgaben delegiert. Die Mitarbeiter haben die Prozesse angepasst und nach einiger Zeit ist der Überblick nicht mehr vorhanden. Jetzt kommt aber ein entscheidender Moment. Die neuen Prozesse, dürfen nicht nur im Kopf eines Mitarbeiters existieren. Die Abläufe müssen dokumentiert werden. Ich höre schon wieder die Einwände: „Das können wir uns doch gar nicht leisten!“ Warum soll ich denn das ganze Aufschreiben, diese Zeit kann ich mir doch sparen. ….“!! Es gibt noch sehr viele Einwände, aber alle Unternehmer die Ihr Unternehmen aus welchen Gründen auch immer, nach ISO 9xxxx zertifiziert haben. Wissen das dort so etwas benötigt wird. Leider habe ich immer wieder Unterschiede der realen und der dokumentierten Prozesse fertstellen können. Vor jeder Zertifizierung wird die Scheinwelt dokumentiert und dann am Tag der Zertifizierung gelebt, aber nur dann!!!

Ich habe da einen anderen Ansatz. Die Prozessdokumentation muss einfach zu erstellen und zu ändern sein. Diese Dokumentation muss „leben“! Die Dokumentation muss für alle Mitarbeiter in allen Bereichen intern veröffentlicht sein! Änderungen werden ermöglicht! Es muss eine Plattform geschaffen werden, die flexibel ist und alles aufnehmen kann. Dabei aber auch noch für jeden bedienbar ist.

Doch wo gibt es ein solches Werkzeug, das auch noch bezahlbar ist.

Ich bin auf der Suche und habe es glaube ich auch schon gefunden.

Mehr in den nächsten Tagen auf diese Seite.

Die IT in deutschen Unternehmen – ein Stiefkind – eine Herausforderung

Die deutschen Unternehmen, die deutsche Regierung und die IT! Meine Erfahrung der letzten 30 Jahre.

Die Entwicklung der IT in deutschen Unternehmen hat viele Veränderungen gebracht. Aber diese Veränderungen sind nicht mit ganzem Herzen durchgeführt worden. Manchmal könnte man meinen es handelt sich nur um eine Modererscheinung!! „Ich muss einen PC-Haben dann bin ich ein fortschrittlicher Betrieb.“ Die Ursache ist hier vielschichtig. Einmal haben die Fachkräfte gefehlt, es gab Mitarbeiter die dem Fortschritt nicht abgeneigt waren, die sich in Ihrer Freizeit mit der neuen Technik beschäftigt haben. Diese haben dann die Jobs als IT-Verantwortliche bekommen haben. Das Wissen war vielfach nicht ausreichend und nicht mit den notwendigen Hintergründen belegt. In dieser Zeit haben die Weiterbildungen im IT-Bereich zugenommen. Die Teilnehmer waren Technik besessene die sich mit den Systemen beschäftigt haben. Damals war es noch notwendig Befehle Auswendig zu lernen um einen PC oder ein Netzwerk zu verwalten. Die IT in größeren Unternehmen beruhte auf den Großrechnern die in einem Preissegment lagen, dass sich nicht alle Unternehmen leisten konnten. Doch hier waren die IT-Mitarbeiter noch angesehenen Spezialisten. Wenn eine Auswertung benötigt wurde, mussten diese Listen(Papier) bei der IT-angefordert werden. Die Programmierer kannten sich mit Ihren Systemabfragen aus. Die Anwender machten die Eingaben und bekamen die Massenauswertungen. Übrigens waren es damals Unternehmen wie Nixdorf die einen großen Marktanteil hatten. Auch IBM war damals noch das Maß aller Dinge!! Dann wurden die ersten PC´s neben den Großsystemen in die Unternehmen gebracht um „schnell“ individuelle Auswertungen zu erstellen. Ich hatte damals einen PC um die Fehlerauswertung einer Betriebsanlage auszuwerten. Diese Auswertung konnt nicht in der Großanlage eingerichtet werden. Ich kannte mich aus und bekam einen PC!! (Den ersten in einem Unternehmen mit 2600 Mitarbeitern!)

Ein kleiner Umbruch und der erste Schritt in eine andere Welt! Die Entwicklung in diesem Unternehmen ging dann allmählich zu Arbeitsplatz – Rechnern in einem Netzwerk und mit spezieller Software. Ein Unternehmen wie SAP – gewann in diesen Umgebungen einen sehr guten Ruf und machte IBM mit Ihrem älteren System und der anderen Technik starke Konkurrenz. Dafür waren die Arbeitsplätze aber nicht mehr „Dumm“ und direkt am Hauptrechner verwaltbar. Eine neue Aufgabe entstand mit den neuen Möglichkeiten, doch es gab auch noch kaum ausgebildete Mitarbeiter. Die „alten“ Mitarbeiter kannten nur Ihre Systeme und waren noch Programmierer! Neue gab es kaum!

In meiner Entwicklung ging es aber wieder einen Schritt zurück, ich nutzte meinen „PC“ Zuhause um eine Fertigungsoptimierung zu erarbeiten. Diese druckte ich aus, setzte diese im Unternehmen ohne PC und IT-System um! Auch eine kleine Inventur bearbeite ich privat und nutzte sie im Unternehmen. Ich war also auch so ein „ IT - Besessener“!! In meinem nächsten Job, einem Unternehmen diesmal mit IT-System, war meine erste Aufgabe ein neues BDE – System auf PC-Basis einzuführen.

Hier existierte schon eine Warenwirtschaft, die von einem Student, nach den Anforderungen vom Geschäftsführer erstellt wurde. Ein System, das nie Fertig wurde und sehr viel Geld für Anpassungen und Änderungen verschlang!

Im nächsten kleinen Unternehmen, habe ich dann die Umstellung von einem IBM-System auf ein Novell-Netzwerk mit Arbeitsplatzrechnern und der passenden Warenwirtschaft begleitet. Ich bekam dabei auch die erste Administratoren Schulung von einem Unternehmen bezahlt. Mehrere Wochenenden Schulung bei der IHK mit Abschluss als Novell - Administrator. Damit war ich der IT-Spezialist und der Ansprechpartner für den Hersteller des Warenwirtschaftssystems. Auch konnte und musste ich die Arbeitsplätze einrichten. Damals noch als PC´s nur mit dem Betriebssystem (Netzwerk) und der Warenwirtschaftsanwendung. Alles auf „DOS-Basis“!!! Für das Einpflegen, der Produktdaten, erstellte ich auf meinem privaten PC eine Anwendung, in der ich das Einpflegen der Daten automatisiert habe und die Zeit der Eingabe um 60 % reduziert habe. Des Weiteren konnte ich die Materialausnutzung bei einem Fertigungsschritt optimieren und so den Materialverbrauch verringern. Alles Dinge, die ich mit meinen privaten Mittel durchführte und die dem Unternehmen eine große Einsparung brachte. Aber auch ich habe viel gelernt und privat eine Weiterbildung zum EDV-Anwendungsberater durchgeführt und die dazugehörige Prüfung bestanden. Damit war für mich, jetzt der neue Weg, die IT und alles was damit zu tun hat. Ein Weg der mir viele neue Dinge gebracht hat. Es war aber auch eine Zeit der Ausbildung, meiner Ausbildung. Ich hatte jetzt mehrere Aufträge, deren Inhalt sich mit den Office-Anwendungen und der Schulung in diesen Programmen beschäftigte. Dabei kam von den Kunden auch die Nachfrage nach den Serverprodukten von Microsoft. Das brachte mich dazu die von Microsoft angebotenen Schulungen und die damit verbundenen Prüfungen zu machen. Manchmal noch mit den Originalunterlagen in englischer Sprache. Nach allen Schulungen und der nachweisbaren Erfahrung als Dozent konnte ich mit MCT nennen und selbst Microsoft Original Kurse geben. Damit begann die Zeit in der ich meine MS-Administratoren ausgebildet habe. Auch die Novell – Ausbildung habe ich durchgeführt nach dem ich einen Kurs kurzfristig übernehmen musste. Damit verbunden war auch die erste Erfahrung mit einem SAP-System, das ich administrieren sollte. Danach kamen noch Anforderungen anderer Art mit vielen Anwendungen und dem finden von Lösungen. Die Datenbanken hatte ich schon vor langer Zeit entdeckt und damit war der MS-SQL Server einen Pflicht oder Kür wie man will. Dadurch kamen dann neue Datenbankanwendungen hinzu. Unteranderem eine CRM Software, die ich Vertrieben habe und für deren Hersteller ich aich die Partner geschult habe. Die Anforderungen an die Kommunikation brachten mich dann auch noch zum MS – Exchangeserver. Die Erfahrungen aus dem zweiten Beruf „Maschinenbautechniker“ als Assistent vom Betriebsleiter und als Betriebsleiter brachten mir die Hintergründe für meine Aufgabe als Berater für Software und der Anpassung der Einstellungen.

All diese Erfahrungen bringen mich zu der Erkenntnis, die Unternehmen haben es mit der Einführung der IT gut gemeint aber es geht besser. Dieses „Besser“ wird aber gebraucht um die Vorzüge der IT auch wirklich nutzen zu können. Ich habe viel private Zeit mit der Bearbeitung von beruflichen Lösungen verbracht. Ich habe mir die Software beigebracht und alle Energie auf das Erlernen der Produkte eingebracht. Dies ist aber nicht der Standard. Heute wird sehr viel Zeit mit der IT verplempert, teilweise aus Unwissenheit, aber auch durch ein uneffektives Halbwissen und durch den Einsatz von Hobbyanwendern. Diese Dinge sind die offensichtlichen, die aber ein Unternehmen gefährden können. Denn die Systeme werden nicht leichter sondern eher „pseudoeinfach“. Da fällt mir die erste Schulung bei Microsoft ein, ich fühlte mich fit im Umgang mit dem Betriebssystem! Doch die ersten zwei Tage wusste ich gar nicht was hier abging. Es ging nur um die inneren Prozesse des Systems nicht um die einfache Bedienung. Genau diese Zusammenhänge mussten auch viele meiner Teilnehmer, Administratoren in Unternehmen, erst lernen! Bei vielen Schulungen eine schwierige Aufgabe „Fachleuten“ noch etwas über ihren Job zu erzählen. Doch am Ende hatten alle die gleiche Erfahrung gemacht: „Endlich weiß ich, was ich in meinem Job tue und besser machen kann!“

Wir wollen den Anschluss in der IT-Welt nicht verpassen. Doch wie sieht es mit unserem Verständnis für die IT Abhängigkeit aus? Vielen Unternehmen ist nicht bewusst wie abhängig sie von der IT und deren Daten sind. Die Sicherheit der Daten und der Systeme sind in vielen Fällen vernachlässigt. Die Systeme arbeiten vor sich hin und werden kaum beachtet. Wenn das System ausfällt, ist auf einmal das Problem da! Die Mitarbeiter sind zwar im Unternehmen, können aber nicht effektiv arbeiten (Wenn sie überhaupt arbeiten können!). Im schlimmsten Fall sind sogar die Daten nicht mehr vorhanden! Dann steht das Unternehmen vor einem existenziellen Problem. Warum kommt es soweit? Die Kosten für die IT sind in den Köpfen der Unternehmen zu hoch! Das betrifft die Anschaffung der Hardware und die Kosten der Software. Außerdem ist in der Brache auch das Bewusstsein für eine Software Geld auszugeben nicht ausgeprägt. Beim Vertrieb von Software Produkten habe ich öfter den Satz: „Ich habe einen Studenten der programmiert mir das für kleines Geld!“ oder „Ich habe hier einen Mitarbeiter, der kann so etwas nebenbei machen, das kostet mich kein Geld, denn der ist so wieso hier!“

Es gab gute Ansätze vom Amt für Informationssicherheit, doch die Entwicklung einer guten Lösung ist eingestellt worden. Es gibt zwar kommerzielle Lösungen, die aber nicht die Qualität und einige wichtige Inhalte nicht abbildet. Auch dieses Amt kommt mit den Änderungen in der IT nicht klar. Die Ausbildung der Studenten ist nicht der Geschwindigkeit der Entwicklung der Brache angepasst. Ich selbst habe für meine aktiven Jahre als Dozent, jedes Jahr mehrere Wochen mit Weiterbildung verbracht. Die Kosten für die Hardware und die Software waren sehr hoch und wenn ich am Ende des Jahres den Überblick darüber hatte wollte ich es im nächsten Jahr anders machen. Ich habe aber meinen Standard immer nur durch die hohen Investitionen halten können. Alleine die Kosten für die Software in meinem Schulungszentrum betrugen fast die Hälfte meine gesamt Investitionen.

 

Meine Zusammenfassung: Solange uns nicht bewusst wird, dass die IT Geld kostet, damit uns früher oder später ein Ausfall nicht ruiniert, wird es schwer die neuen Entwicklungen mit zu machen.

Jeder ist auf seinem Fachgebiet gut und wird dafür bezahlt!

Jeder Firmenwagen wird heute regelmäßig gewartet, doch meistens nicht von einem Laien, nein hier wird die Fachwerkstatt genutzt und das Fahrzeug auch immer (möglichst jede Woche) gepflegt. Alles eine Selbstverständlichkeit, doch ein IT-Netzwerk wird nicht beachtet solange es läuft. Selbst wenn es läuft, wird es hingenommen, wenn es öfter zu Störungen kommt. In vielen Unternehmen habe ich schon gehört: „Heute war wieder der Administrator da, dann werden wir Morgen wieder ein Problem haben.“ Das würden Sie bei Ihrem Firmenwagen nicht Akzeptieren! Es wird aber bei der IT hingenommen.

Kosten für die Wartung können reduziert werden wenn es eine regelmäßige Überwachung der Systeme gibt! Dafür gibt es immer wieder neue Konzepte! Das dafür Notwendige Wissen muss sich erarbeitet werden und gibt es nicht immer in einer Zeitschrift und meistens nicht zusammenhängend im Internet. Lösungen schon aber Konzepte setzen Hintergrundwissen voraus und zwar nicht nur auf der IT-Seite sondern auch auf der organisatorischen Seite der Unternehmen. Diese beiden Seiten müssen auf eine Ebene gebracht werden. Sonst geht es so weiter wie die letzten Jahre.

Viele Informationen für einige Grundsätze:

Die IT und die Anwender müssen eins werden!

Die IT muss ein Werkzeug werden!

Die IT muss gepflegt und auf dem neuesten, notwendigen Stand bleiben!

Mitarbeiter müssen mit dem Werkzeug arbeiten und nicht das Werkzeug mit dem Mitarbeiter!

Die Werkzeuge müssen für die zu erledigenden Aufgaben geeignet sein!

 

Mehr zu dem Thema oder eine individuelle Beratung können Sie gerne anfordern!

Eine teure Erfahrung für viele Unternehmen

Es ist schon lange eine Selbstverständlichkeit, dass bei Mitarbeitern die im Büro arbeiten, PC-Kenntnisse erforderlich sind. Doch welche Kenntnisse sind wirklich vorhanden? Gibt es Standards oder ist die Aussage nicht wirklich aussagefähig. Welche Kenntnisse sind notwendig um in einem Unternehmen arbeiten zu können. Die Erwartungen können von den für die Einstellung verantwortlichen selten definiert werden. Diese Anforderungen sind auch für die neuen und alten Mitarbeiter nicht wirklich greifbar. Also ist die Anforderung in jeder Ausschreibung nicht verständlich. Eigene Erfahrungen haben gezeigt, dass jeder seine Anforderungen nach subjektiven Gesichtspunkten einschätzt. Diese Einschätzungen unterliegen bei zwei Personen nie auf einer objektiven Linie. Die Unterschiede sind den unterschiedlichen Erfahrungen in verschiedenen Arbeitsumgebungen geschuldet. Als Beispiel kann ich auf meine erste Zeit in der IT-Branche zurückgreifen. Bei dem Beginn meiner ersten Schulung, wurden alle Teilnehmer um eine Selbsteinschätzung gebeten. Am Ende der Schulung wurde über diese Einschätzung gesprochen und da sich die Teilnehmer nun kannten konnte in der Gruppe nun eine neue relativ gute Selbsteinschätzung von jedem gefunden werden. Ich konnte feststellen, dass die Arbeitsumgebung für die Selbsteinschätzung verantwortlich ist.

Wie kann ein Unternehmen für die Mitarbeiter eine Anforderung in einer Ausschreibung beschreiben und einem Einstellungsgespräch erkennen? Die einfache Antwort ist hier: Gar nicht!

Doch hier gibt es noch eine kleine Schwachstelle. Viele Unternehmen haben noch nicht die Abhängigkeit der Unternehmen von der IT erkannt. In meinen Schulungen konnte ich immer die Teilnehmer von einer alten Pressemitteilung berichten. In dieser Mitteilung wurde berichtet, wielange eine Bank nach einem IT-Ausfall noch eine Überlebenschance hatte. Damals konnten Banken nur maximal 3 Tage mit einem IT-Ausfall überleben. Diese Zahlen stimmen schon lange nicht mehr, heute hat sich das Thema auf viele Branchen ausgeweitet, die auch in der Existenz bedroht werden, wenn das IT System über einen längeren Zeitraum ausfällt.

Doch trotz der Bedrohung ändern viele Unternehmen Ihre Handlungsweise bei IT-Themen nicht. Selbst die Bundesregierung schafft es nicht eine höhere Priorität der IT-Sicherheit einzuräumen.

Es muss ein Umdenken erfolgen! Die IT ist ein sehr schnell veränderbarer Bereich. Ich habe 1996 die Ausbildung von Administratoren für MS-Server begonnen. Die Grundlagen habe ich von den Anfängen an gelernt und auch meinen Teilnehmern weitergegeben. Diese Themen habe ich bis 2013 bearbeitet und die gute Basis hat mir die Arbeit auf dem Laufenden zu beleiben, erleichtert. Selbst heute kann ich noch viele Auskünfte geben.

Doch 17 Jahre habe ich jedes Jahr mehrere Tausend DM oder später Euro investiert um für meine Kunden auf dem Laufenden zu beleiben. Diese Weiterbildung war notwendig um die Veränderungen theoretisch und praktisch zu erarbeiten.

Eine gute Qualität hat auch einen Preis. Dies sollte einem auch das eigene Unternehmen wert sein.

Die IT ist in sehr vielen Unternehmen ein Stiefkind und wird mit Mitarbeitern besetzt, die nicht die entsprechende Ausbildung haben. Die fehlende Ausbildung kann zu Ausfällen und schwerwiegenden Fehlern führen. Auch der Einsatz von nicht Professionellen externen Kräften kann eine kontinuierliche Überwachung eines IT-Netzwerkes gewährleisten. Es gibt heute genügend Möglichkeiten, die eigenen Mitarbeiter bei einem zertifizierten Trainingszentrum ausbilden zu lassen. Diese Ausbildung kann mit einer Prüfung abgeschlossen und auch belegt werden.

Entsprechende Kurse werden von allen Herstellern in zertifizierten Unternehmen und von entsprechenden geschulten Mitarbeitern angeboten. Die Prüfungen werden von, vom Hersteller beauftragten Unternehmen, erstellt und angeboten.

Von 1999 bis 2002 habe ich selbst die entsprechenden Kurse von Microsoft als von Microsoft zertifizierter Trainer abzuhalten und auch die Lizenz für die Abnahme der Prüfungen besessen.

Viele Kurse habe ich auch in verschiedenen Bildungsunternehmen nach den Regeln und mit den Unterlagen von Microsoft abgehalten.

Die meisten Teilnehmer waren nach der Ausbildung in der Lage ein Netzwerk sicher zu verwalten. Leider habe ich noch viel zu wenige Administratoren ausgebildet.

Die in den letzten Jahren gesammelten Erfahrungen, lassen mich in manchen Unternehmen erschaudern. Das ist nicht auf eine Betriebsgröße begrenzt. In Unternehmen mit über 800 Mitarbeitern ist mir dies auch untergekommen, dies hat mich besonders beunruhigt. Da die Projektkosten bei der Änderung eines Softwareproduktes um mehrere hundert Prozent überzogen worden sind. Das Unternehmen hatte zwar ausgebildete Mitarbeiter, aber die für das Netzwerk und der installierten Softwareprodukte notwendige Dokumentation fehlte. Die Verbindung zu den im Unternehmen gelebten Prozessen war nicht vorhanden, bzw. fehlerhaft.

In Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitern ist in vielen Fällen ein externer Dienstleister für die IT zuständig. Bei vielen diesen Dienstleitern gibt es gut ausgebildete Mitarbeiter, es gibt aber auch Unternehmen, die über keine qualifizierte Mitarbeiter verfügen. Hier ist Vorsicht geboten, denn die Schäden sind nicht sofort sondern erst im Laufe der Zeit erkennbar. Ich habe ein Netzwerk übernommen, bei dem ich diese Erfahrung gemacht habe. Das betroffen Unternehmen hatte sehr viel Glück, wie sich einige Tage nach der Übergabe herausstellte. Der Dienstleister hatte 3 Monate lang keine Datensicherung angelegt. Bei einem Datenverlust, wären die Daten unwiederbringlich verloren gewesen. Dies hätte das Unternehmen die gesamten Kundenkontakte und Konstruktionspläne aller Produkte gebracht. Die Warenwirtschaft wurde auf einem anderen System, das dieser Dienstleister nicht betreute gehostet. Ein kleiner Trost den dieses Unternehmen gehabt hätte! Die Geschäftsbeziehung zwischen der Geschäftsführung und dem Dienstleister begann auf einer privaten Ebene und endete einige Zeit nach dem Beginn meiner Arbeit.

In kleinen Unternehmen sind Administratoren die Seltenheit. Wobei ich auch Unternehmen kenne die einen wirklich guten Administrator eingestellt haben oder als Dienstleister beschäftigen. Die letzten Gespräche, die ich mit Unternehmern geführt habe, sind erschreckend. Kaum einer der Unternehmer ist sich der Gefahr bewusst, in der sein Unternehmen schwebt, wenn das IT-Netzwerk nicht vernünftig gewartet wird.

Die verschiedenen Rückmeldungen die ich zwischendurch erhalte sind erschreckend. Eine Kunden für den ich eine kleine Dienstleistung erbracht habe, konnte mir Unterlagen nicht zusenden, weil das Netzwerk nach einem Virenbefall für zwei Tage nicht zur Verfügung stand. Das Unternehmen konnte 2 Tage keine Rechnungen, Lieferscheine und Produktionsaufträge erstellen. Der Schaden war hoch, aber noch nicht hoch genug um die Existenz des Unternehmens zu bedrohen. Durch die schnelle Rücksicherung konnte der Dienstleisters schlimmeres Verhindern. Doch leider ist der Virenbefall erst zwei Tage zu spät erkannt worden. Die Daten der zwei Tage sind verloren und müssen durch Recherchen ermittelt und neue eingegeben werden.

Leider gibt es aber auch Fälle bei denen diese Datensicherung fehlt und das System nicht mehr zu Retten. Dies bedeutet, dass System muss neu Aufgesetzt werden und alle Netzwerkeinstellungen müssen neu eingerichtet werden. Dies kann das Aus für ein Unternehmen bedeuten. Da wird Geld am verkehrten Ende gespart. Ein ausgebildeter Administrator hätte hier sicherlich für die notwendigen Sicherungen gesorgt.